会議は時間の無駄　3

ファシリテートについては、本ブログでも度々ふれているのですが、参加者をより良い未来へと導く為に重要な役割を担います。

また、話し合いに慣れていない方々が参加されている場合、話が多方面に渡る、論点がすりかわる、等が起こってしまいます。

予定された会議の時間が終了すると、何も決まっていない！、そもそも何を話し合いたかったのか？参加者同士が顔を見回すなんて事が良くあります。

これはファシリテーター役がうまく機能していない事を示します。

参加者は自分の話したい事だけを話ます。話す気満々な方に「そうではない」「少し控えて下さい」と言っては大変もったいないと思われます。

ファシリテート役はそういった事象もうまく利用しつつ、話し合いを進めなくてはなりません。

話す気満々の方に対しては、「大変貴重なご意見をいただきました。議事録に残し、次回以降の話し合いテーマにしたらいかがでしょうか？その為にも本日のテーマ○○について話し合いを進め、決定をしなくてはならないと思いますが、皆様いかがでしょうか？」などと言って、参加者の気付きを促すのです。

ほとんどの場合、その提案にうなずいてくれます。（事前に話し合う内容を周知されていればですが・・・）

そういった、参加者の自分の事だけを話したい雰囲気を修正しながら、本来あるべき進行に戻していくのです。

またスキル的に、バックトラックのスキルは高い方が行うのがベストです。

「なるほど。言いかえれば○○ですね」

参加者はバグっとした意見で発せられる事が多いので、ファシリテート役はそれらを参加者全員にわかりやすい表現で腹落ちのお手伝いをするのです。

腰を落ち着けて話し合った方が良いと思ったら、２人組になって、意見を出して下さいなどと、場の活性化をはかるのも重要です。

参加者を飽きさせずに、ゴールへと導いていく事がファシリテート役の役割です。

ファシリテート役は議論に参加出来ません。いつだって中立だからです。

ここに社員では出来ない所以があります。

社員はいつだって当事者です。なぜなら、自社の課題解決についての話し合いだからです。そこに参加するべき人は他人では無く、まさしく社員でしかないからです。

その社員がファシリテート役だけに徹するのは、土台無理な話です。

ですから、この役割を外部委託する必要が出てくるのです。

会議の成功要因として、準備と進行でほぼ半分のウエートを占めています。ここをないがしろにするから、会議は無駄な時間と感じてしまう社員が多いんです。

最後になりますが、報告であればメールで事が足ります。

会議は、何をやるか？といった時にアイデア出しから始まり、そのアイデアを検討する、決める為の意見集約、決定のプロセスがあります。

主催者はこの点に注意しながら会議を企画しなければなりません。

さあビジネスを前に一歩進めましょう。

（おわり）